Die Personaldaten einer Basisdatenbank stellen sozusagen die Quelle dar, aus der im Idealfall alle notwendigen Personalinformationen abgerufen werden können, um damit die verschiedenen Lerngruppen für die Zensurendateien in den verschiedenen Fächer zusammenzustellen.
Während in der Basisdatenbank das Vorhandensein von doppelten bzw. redundanten Datensätzen unerwünscht ist, können in den Zensurendateien zusammengenommen mehrfach dieselben Personaldaten vorkommen. Beispielsweise wird die Zensurendatei M_05a_SchJ0506 dieselben Personaldaten wie die Zensurendatei Bio_05a_SchJ0506 enthalten. 

Zwar könnte man durchaus für jede Zensurendatei die Personalien jeweils mit der Tastatur eingeben. Aber sobald  für dieselbe Lerngruppe mehrere Zensurendateien für verschiedene Schulfächer benötigt werden, ist das Eingeben von redundanten Daten eine ineffektive Methode.

Stattdessen importiert man besser mehrfach die gleichen Daten aus einer Quelle, die diese Daten nur einmal enthält und daher auch leichter zu pflegen ist, nämlich aus einer Basisdatenbank.

Im Folgenden werden zwar beide Methoden beschrieben, die empfohlene ist jedoch der Import der Personalien aus einer Basisdatenbank, obwohl dies zunächst der kompliziertere Weg zu sein scheint.