Zur Erstellung einer Basisdatenbank sind keine Datenbankkenntnisse erforderlich. Eine einzige Tabelle wird mit Daten gefüllt, entweder durch Tastatureingabe oder durch Datenimport. Aus dieser Tabelle erstellt das Programm die weiteren Tabellen selbständig.

Falls Ihnen nach Schuljahrsbeginn eine Exportdatei mit dem aktuellen Schülerbestand vom Rektorat verweigert wird, können Sie die Basisdatenbank manuell über die Tastatur erstellen und sich dann auf die benötigten Klassen und die Pflichtfelder (Klasse, Zuname, Vorname und Geschlecht eines Schülers) beschränken. Allerdings sollte eine Schulleitung mit der Bereitstellung dieser Mindestdaten in Form einer Textdatei an seine Lehrkräfte kein Problem haben.

Theoretisch verfügt eine ZensTab-Basisdatenbank über folgende Felder bzw. Feldnamen:

18 Feldnamen für Schülerdaten, dabei ist "Bem" die Abkürzung für Bemerkung. Die mit einem Stern versehenen Felder sind die Pflichtfelder.


Je 7 Feldnamen für die Erziehungsberechtigten (E1 und E2) sowie weitere 6 für irgendwelche Zusätze:

Für das Zusammenstellen von gemischten Lerngruppen (wie z.B. in den Fächern Sport, Musik, BK, Religion u.a. ) sollten nach Möglichkeit  Angaben zum Wahlfach, Religionsunterricht usw. parat sein, um schnell auf die nötigen Daten durch Filtern zugreifen zu können. Es geht aber auch mit den Minimaldaten.

Falls die Basisdatenbank manuell mit der Tastatur gepflegt werden muss, kann man zu Beginn eines Schuljahres alle Schüler in die nächsthöhere Klasse versetzen. allerdings sind dann noch alle Abgänger zu löschen (schnell erledigt durch Ausfiltern der entsprechenden Klassen in der Spalte "S_KlBez") und die Neuzugänge über die Tastatur eingeben.