Lektion 1: Erstellen einer Basisdatenbank (kurz: BasisDB) mit Schülerdaten.

Eine BasisDB kann später verwendet werden, um schnell die Personalien für eine bestimmte Zensurentabelle zusammen zu stellen. Zwar ist eine BasisDB nicht zwingend notwendig, um Zensurtabellen zu erstellen, aber sie kann viel Schreibarbeit ersparen und stellt zusätzliche, nützliche Funktionen für die Lehrertätigkeit zur Verfügung.

Variante 1: Erstellen der BasisDB mit einer Importdatei.

Das ist die schnellste und bequemste Variante. Selbst für ungeübte Anwender beträgt der Zeitaufwand mit dieser Methode  zwischen  fünf und zehn Minuten. Danach verfügen Sie über eine komplette Schülerdatenbank Ihrer Schule, mit der Sie das Zusammenstellen der Klassen oder der Lerngruppen erledigen oder auch zu anderen schulischen Aufgaben heranziehen können.
Die Importdatei kann folgende Formate haben: Excel-2003-Format mit Endung "xls"; Textdateien mit den Endungen "txt", "tab", "csv".

Anmerkung:
Falls es Probleme mit einer Exceldatei gibt, kann diese in eine Textdatei umgewandelt werden, indem man sie in Excel öffnet und anschließend mit "Speichern unter ..." z.B. als csv- oder txt-Datei abgespeichert.

Und so erhalten Sie diese Importdatei:

Jede Schule verwaltet heutzutage mit einem der gängigen Schulverwaltungsprogramme Ihre Daten. Jedes dieser Programme verfügt über eine Exportfunktion, mit der eine Liste des Schülerbestandes auf eine Datei ausgespielt werden kann. Normalerweise kann dabei auch noch das gewünschte Datenformat (z.B. Textdatei mit Endung "txt" gewählt werden. Außerdem kann man bestimmen, welche Art von Daten exportiert werden. Je mehr Informationen (z.B. Bekenntnis; Adresse; Geburtstag etc.) die Exportdatei enthält, desto besser kann die Datenbank z.B. auch für Klassenlehrergeschäfte verwenden werden. Eine Exportdatei mit dem  notwendigen Minimum  (Klasse, Zuname, Vorname und Geschlecht) bzw. mit den Daten, die sowieso jedem Lehrer in schriftlicher Form zugänglich sind, kann Ihnen das Rektorat im Grunde nicht verweigern.  

Fürs Erste steht Ihnen zu Übungszwecken aus dem Demopaket eine sehr kleine Demo-Importdatei mit Phantasiedaten im Unterordner ImportInBasisDB zur Verfügung, und zwar einmal als  Excel-Datei (DemoImpDatei.xls) und zusätzlich als TAB-getrennte Textdatei (DemoImpDatei.txt):

Hier nun die Schritte zur Erstellung der BasisDB:

1. Programm ZensTabS1 starten und dann das Datenbankmodul laden. dazu auf folgenden Button klicken:
2. Leere Datenbank erzeugen. Dazu auf folgenden Button klicken: Es werden dadurch weitere Menüpunkte aktiviert.
3. Import von Schülerdaten starten. Dazu auf folgenden Button klicken: Es öffnet sich das Importformular.
   
   
4. Im Importformular integriert finden Sie nun eine Schritt-für-Schritt-Anweisung, die Sie bitte befolgen.
   Im Schritt 1 des Katalogs werden sie aufgefordert eine Importdatei zu öffnen. Laden Sie für dieses Beispiel die Datei DemoImpDatei und zwar entweder die Textdatei (txt- oder csv-Endung) oder die Exceldatei (xls-Endung). Wenn Sie die Textdatei verwenden, müssen sie im Dialog Dateikonvertierung u.U. das Trennzeichen einstellen, damit die Daten korrekt gelesen werden können:
   
   In der Demodatei mit Endung "txt" wurde der Tabulator als Trennzeichen zwischen den einzelnen Daten verwendet:
   
   
   Danach werden die Daten in der Tabelle korrekt wieder gegeben:
   
   Wenn Sie alle im Formular beschriebenen Schritte befolgt haben, sollte es so aussehen:
   
   Klicken sie auf OK um die Daten in die Datenbank zu übernehmen.
5. Automatisches Erstellen der Untertabellen, soweit die Kriterien dazu (Zuname, Vorname, Geburtstag, usw.) in der Importdatei vorhanden waren, erfolgt durch Klicken auf folgenden Button: 
6. Speichern Sie die Datei im Ordner BasisDBs-ZBD . Klicken Sie dazu auf folgenden Button: . Wählen Sie einen aussagekräftigen Dateinamen (z.B. SchuleXY-SchJ0910).

Variante 2: Erstellen der BasisDB durch Eingabe der Datensätze von Hand

1. Falls Ihnen das Rektorat eine Importdatei verweigert und Sie daher gezwungen sind, die Datenbank von Hand zu erstellen, erzeugen Sie wieder zuerst eine neue BasisDB, indem Sie auf den Button  klicken.
2. Erzeugen sie einen neuen Standard-Datensatz, in dem Sie auf den Button klicken.
   
   
3. Verwenden sie die Formularfelder, um die Daten des neu erzeugten Datensatzes abzuändern, die geändert werden müssen:
   z.B.: usw.
   
   
4. Sobald Sie einen Datensatz eingegeben haben, empfiehlt es sich, mit den eingegebenen Informationen (z.B. neue PLZ oder Stadt usw.), automatisch Untertabellen erstellen zu lassen, damit die neuen Daten bei der Eingabe weiterer Datensätz in den Auswahlboxen zur Verfügung stehen. Dadurch können Sie sich jede Menge Tipparbeit ersparen:
   
5. Speichern Sie die Datei im Ordner BasisDBs-ZBD . Klicken Sie dazu auf folgenden Button: . Wählen Sie einen aussagekräftigen Dateinamen (z.B. TestSchule-SchJ0910).

Wichtiger Hinweis:
Welche Variante sie auch wählen: Sie sollten stets die Personaldaten nur in der Basisdatenbank eingeben. Denn ohne die Basisdatenbank müssen sie  später wahrscheinlich beim Erstellen der Lerngruppen gleiche Daten doppelt oder dreifach eingeben, wenn Sie z.B. eine bestimmte Klasse in mehreren Fächern unterrichten. Außerdem kann die BasisDB für viele andere Lehreraufgaben sehr nützlich sein. Eine Versetzungsfunktion ist auch integriert.